Zakładając spółkę w systemie elektronicznym konieczne jest założenie w systemie konta na którym będzie sporządzany wniosek o rejestrację spółki. Osoba która założy konto zazwyczaj jest to członek zarządu będzie jednocześnie administratorem sprawy.
Bardzo ważne jest, aby administrator konta u którego są wszelkie dokumenty dotyczące spółki dokonał również udostępnienia spawy spółki innej osobie np. wspólnikowi czy członkowi zarządu (osoba ta musi mieć założone swoje konto w systemie). Takie działanie daje wskazanej osobie wgląd do spółki. Administrator podczas udostępnienia może nadać uprawnienia osobie do np.:
- przeglądania dokumentów spółki,
- edycji dokumentów spawy spółki,
- podpisywania dokumentów w sprawie spółki,
- umożliwienia dokonywania opłat w profilu spółki,
- dodawania nowych dokumentów według wzorca,
- wszystkich czynności – uprawnienie administratora.
Podczas sprzedaży udziałów wspólnika, który był administratorem spraw spółki w systemie bardzo ważne jest, aby udostępnił on sprawę spółki nowemu wspólnikowi lub innej wyznaczonej osobie. Warto też ustalić przy przekazywaniu udziałów kwestię dostępu do profilu – zaleca się, aby wspólnik .który nie jest już związany ze spółką usunął ze swojego konta jej profil czym samym utracił dostęp do zarządzania nią.