Założenie spółki i późniejsze prowadzenie jej działalności to tylko część obowiązków przedsiębiorców. Każda spółka powinna pamiętać o obowiązku aktualizowania zmian jakie zachodzą w jej strukturze. Niektóre zmiany wymagają wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, inne nie. W tej kwestii można spotkać się też z pojęciem wpisu deklaratoryjnego oraz wpisu konstruktywnego.
Zmiana deklaratoryjna to zmiana, która obowiązuje od momentu jej podjęcia np. podjęcie uchwały. Przykładem wpisu deklaratoryjnego jest zmiana: adresu spółki (jeśli nie zmieniła się miejscowość), złożenie sprawozdania finansowego, informacje o zarządzie spółki, powołanie/odwołanie prokurenta.
Zmiana konstruktywna to zmiana obowiązująca od momentu jej wpisania (zaktualizowania) do Krajowego Rejestru Sądowego. Zmiana ta wynika z konkretnego prawnego zapisu, czasami wynika ona w sposób pośredni. Przykładem wpisu konstruktywnego jest zmiana: firmy (nazwy) spółki, adresu siedziby kodów PKD czy kapitału zakładowego.